Adatkezelési tájékoztató

HATÁLYOS: 2026. SZEPTEMBER 25-TŐL

Az online nevezési és tagfelvételi űrlap éles. A rendszer a beküldést egyedi azonosítóval rögzíti, visszaigazoló e-mailt küld a beküldőnek, és értesíti a kijelölt szervezőt.

1. Kapcsolat

Adatkezelő: Hóka Lovas Sport Egyesület, 2463 Tordas, Gárdonyi Géza utca 15. Adószám: 18849123-1-07. Képviselő: Gyulay Levente elnök. Adatvédelmi megkeresés: gyulay.levente@hokalse.hu.

2. Milyen adatokat használ a folyamat?

• Nevezés: név, e-mail-cím, születési dátum a korhatár ellenőrzéséhez, a ló neve, a pályamű címe, története, típusa, sorozatnál témája, a választott beküldési mód és megosztási link esetén annak címe. Cél: kapcsolattartás, jogosultság és pályamű ellenőrzése, lebonyolítás.
• Pályamű átadása: a fotó vagy videó megosztási linken, e-mail mellékletben vagy az aktivált közvetlen feltöltési szolgáltatáson keresztül jut el a szervezőhöz. A fájl neve és a feltöltéshez megadott név vagy e-mail-cím a nevezés párosítását szolgálja.
• Kiskorú: a törvényes képviselő neve és külön e-mail-címe, a jóváhagyás ténye. Cél: a képviselet és a szükséges hozzájárulások beszerzése, dokumentálása.
• Nyilatkozatok: az elfogadás időpontja, a dokumentumverzió és annak digitális lenyomata, a közzétételi és szerzői jogi nyilatkozatok, valamint kiskorúnál a törvényes képviselő jóváhagyása. Cél: a folyamat és a nyilatkozatok igazolhatósága.
• Tagfelvételi kérelem: név, e-mail-cím, születési dátum, a csatlakozás indoka és a kérelem beküldésének ténye. Cél: a tagfelvételi kérelem elbírálása és kapcsolattartás. A beküldés nem hoz létre automatikusan tagsági jogviszonyt.
• Önkéntes programértesítések: külön jelölés a nevezési űrlapon. Az értesítések csak a megadott elérhetőségre és a szükséges jóváhagyások után küldhetők. Az alkalmazás nem küld automatikus hírlevél-sorozatot.

3. Célok és jogalapok

A nevezéshez szükséges adatok kezelése a verseny részvételi feltételeinek teljesítését szolgálja. A nyilvános közzététel és az önkéntes marketingértesítés külön hozzájáruláshoz kapcsolódik. A tagfelvételi kérelem adatai a kérelem elbírálását és az ehhez szükséges kapcsolattartást szolgálják; az elnökség a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül dönt, és a határozatot 8 napon belül írásban közli. A kérelemből nem keletkezik automatikusan tagság vagy általános hírlevél-feliratkozás.

A kiskorú nevezésének érvényességéhez a törvényes képviselő jóváhagyása szükséges. A nyertességgel összefüggő, jogszabály alapján szükséges adatokat az adatkezelő csak a tényleges kötelezettség teljesítéséhez kéri. A GDPR hivatalos szövege az EUR-Lex oldalán érhető el.

4. Hozzáférés és szolgáltatók

A nevezési adatokhoz a kijelölt szervezők férhetnek hozzá. A zsűri számára csak az értékeléshez szükséges pályaművet és alkotói nevet kell átadni, elérhetőségeket és születési dátumot nem. A képviselő a jóváhagyáshoz a gyermek nevét és a nevezés összefoglalóját ismeri meg.

A nyilvános oldalt és az űrlap háttérrendszerét a Rackhost Zrt. tárhelye szolgálja ki. A beküldött űrlapadatok a tárhely védett adatbázisába kerülnek; a tárhely technikai működésével összefüggésben naplóadatok is keletkezhetnek. A visszaigazoló és szervezői értesítő leveleket a Hóka levelezési rendszere továbbítja. A Rackhost elérhetősége és saját adatkezelési tájékoztatója a szolgáltató oldalán olvasható.

A megosztási link a nevező által választott szolgáltatóra mutat, az e-mailes beküldés a Hóka levelezésén keresztül történik. A közvetlen feltöltés csak külön aktiválás után jelenik meg; Dropbox File Request használata esetén a fájl a Hóka Dropbox-tárhelyére kerül, és a Dropbox saját adatkezelési feltételei is érvényesülnek. A jóváhagyott tartalom közösségi platformra történő közzététele esetén a platform saját adatkezelése is érvényesül; a szervezőnek a saját adattovábbításait is rendeznie kell.

5. Megőrzés

A rendszer az űrlap beküldésekor menti a nevezési és tagfelvételi adatokat. A nem nyertes nevezési adatok és beküldött pályaművek megőrzése az eredményhirdetést követő 30 nap. Elutasított tagfelvételi kérelem adatai a döntést követő 30 napig maradnak meg; felvett tag esetén a tagnyilvántartás szabályai alkalmazandók. A nyertesek igazolt jogi kötelezettség alapján szükséges adatait ettől elkülönítve, a tényleges kötelezettség szerinti ideig kell kezelni.

A kiskorú nevezéséhez küldött szülői jóváhagyási linkek 7 napig érvényesek. A levélküldő az elküldött levél helyi törzsét törli. A megosztási, e-mailes és közvetlen feltöltési tárhelyen tárolt fájlok törlését is össze kell hangolni ezzel a megőrzési renddel. A publikált pályaművek további megőrzését, a hozzájárulás bizonyítékát és az esetleges jogvita miatt szükséges adatokat az érintett hozzájárulása és a vonatkozó megőrzési kötelezettségek szerint történik. A nyilvános galéria eltávolítása és az egyedi érintetti kérések kezelése szervezői feladat.

6. Biztonság és látogatottság

A jelentkezési adatbázis és a levelezési beállítások közvetlen webes hozzáféréstől védett tárhelyen működnek. A kiskorú nevezéséhez tartozó jóváhagyási link egyedi, időkorlátos és egyszer használható. Az űrlap a visszaélések mérséklésére kéréskorlátozást alkalmaz.

Az alkalmazás nem használ analitikai vagy reklámsütit, Meta Pixelt, Google Analyticset, külső betűtípust vagy közösségi beágyazást. A kiszolgálón csak napi összesített eseményszám és előre meghatározott kampányforrás tárolódik. Név, e-mail és pályamű nem kerül ezekbe a számlálókba. A visszaélés-korlátozás az IP-címet átmenetileg a szerver memóriájában használja; a fejlesztői szerver kérésnaplózása ki van kapcsolva. Az éles infrastruktúra saját naplózását külön be kell állítani és ismertetni.

7. Kérések és jogok

Az érintett tájékoztatást és hozzáférést, helyesbítést, valamint a vonatkozó feltételek szerint törlést, korlátozást vagy adathordozhatóságot kérhet; a hozzájárulását visszavonhatja, és megfelelő jogalap esetén tiltakozhat. A kérelem a gyulay.levente@hokalse.hu címre küldhető. Programértesítésről ugyanitt is le lehet iratkozni.

A közzétételi hozzájárulás visszavonása a versenyből való kikerüléssel jár. A korábbi jogszerű adatkezelést a visszavonás nem teszi jogellenessé. A szervező a saját kezelt felületein tud intézkedni; harmadik személy másolatai felett nincs teljes ellenőrzése.

Panasz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál tehető, és bírósági jogorvoslat is igénybe vehető. A végleges tájékoztató a kérelemkezelési határidőket és elérhetőségeket is teljeskörűen rögzíti.

Hatályos: 2026. szeptember 25-től.